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Le Traitement des documents

Les documents sont traités selon leur support (livre, CD, DVD, jeux...).

Les indications qui suivent concernent principalement les livres, mais certaines règles sont valables pour tous les supports : nécessité d'enregistrer, de coter, de cataloguer, etc.

 

L'enregistrement ou mise à l'inventaire

Pourquoi l'enregistrement ? Le registre est une pièce comptable permettant d'établir la liste de tous les documents possédés et faisant fonction de cahier d'inventaire.

Les documents y paraissent donc tout simplement par ordre chronologique d'acquisition.

On peut faire autant de registres que de type de supports (livres, CD, DVD...)

Si la bibliothèque n'est pas informatisée, le registre est un cahier de grand format, avec des pages divisées en colonnes.

Dans les colonnes, on inscrit les références de chaque document au fur et à mesure de leur entrée : numéro d'enregistrement (ou d'inventaire) par ordre chronologique, auteur, titre, adresse d'édition, format, provenance (don, échange, achat – donc fournisseur) cote...

La cote indique le lieu de rangement de l'ouvrage dans les rayonnages (voir plus loin).

Le numéro d'enregistrement (ou d'inventaire) est reporté sur chaque document, sur la page de titre pour les livres, sur chaque élément des documents composites (boîtier et disque d'un CD, pièces d'un jeu).

Quand la gestion est informatisée le n° d'inventaire n'est autre que le code-barre qui servira aussi aux opérations de prêt et de réservation du document. On trouve des code-barres autocollants par planches nominatives chez des fournisseurs spécialisés en matériel de bibliothèque. On utilise en général des séries différentes selon les supports (série Livres commençant par 1..., série DVD commençant par 3...)

 

Le Catalogage

Le catalogage est la description standardisée ou normalisée des documents.

Cette description est mise à la disposition des lecteurs sous diverses formes :

Manuellement, sur des fiches de bristol de taille identique, ensuite intercalées dans des tiroirs qu'on appelle aussi fichiers. Le même livre fait l'objet de plusieurs fiches : on le retrouve donc dans plusieurs fichiers dont les fiches sont classées selon des critères différents (par auteur, par titre, par sujet matière, etc).

Lorsque le catalogage est fait directement sur l'ordinateur, les fichiers sont « numériques ». les documents sont alors accessibles par les modules de recherche simple ou croisée. 

Concluons sur la fonction des fichiers (numérique ou non): chaque ouvrage ayant plusieurs «entrées» possibles (auteur, titre, sujet ou matière, collection), chacun des fichiers donne accès au document par l'une de ces «portes».

 

Rédaction de la notice de base

Les fiches sont établies à partir d'un même modèle la notice de base ou notice bibliographique.

Cette notice est composée d'une description bibliographique appelée le pavé ISBD (= International Standard Bibliographic Description = Description bibliographique internationale normalisée).

Les principes de base de l'ISBD sont :

L'ordre déterminé des éléments de la notice (les zones et la composition des zones).

La ponctuation qui sépare ces éléments et ces zones et qui est donc une information.

Schéma d'une notice de base :

Titre : sous-titre ; autre titre / Auteur, second auteur...; auteurs de fonctions différentes. - Mention d'édition. - Lieu de publication : Editeur, date. – Nbre de pages. : illustrations ; Format en cm + matériel d'accompagnement. - (Collection. Sous-collection, ISSN; n° )

Notes. - ISBN

Le pavé ISBD se rédige principalement à l'aide des informations données par la page de titre ; des compléments d'information se trouvent sur la couverture, au verso, dans «l'achevé d'imprimé»...

Les éléments de la notice sont toujours transcrits dans le même ordre, quel que soit le document. Chaque type d'information appartient à une zone.

On ajoute à cette description catalographique une indexation.

 

L'Indexation

Indexer un document, c'est le marquer d'un indice,  signe intelligible permettant de le classer logiquement parmi d'autres documents et de le retrouver facilement.  Cet indice auquel on ajoute les trois première lettres du nom de l'auteur formera la cote de l'ouvrage.

L'indexation est basée sur le contenu de l'ouvrage.

En bibliothèque publique, les œuvres de fiction (romans, romans policiers, albums, bandes dessinées...) disposent en général d'une cote simplifiée R (roman) RP (roman policier), A (album), BD... (bande dessinée)

On ne leur donne pas d'indexation matière.

Les indexations proprement dites sont  surtout nécessaires pour les œuvres documentaires.

Pour davantage de précision consulter l'article Dewey et Rameau

 

La Cote

Pour former la cote on ajoute toujours les 3 premières lettres du nom de l'auteur, que les indices soient simplifliés (type R, BD, A...) ou complexes (indices Dewey).  On peut utiliser les 3 premières lettres du titre en cas d'absence ou d'excès d'auteurs.

Pour tous renseignements complémentaires concernant catalogage, indexation ou récupération de notices catalographique n'hésitez pas à vous adresser aux bibliothécaires de la Médiathèque Départementale au 04.71.63.52.94 (Aurillac) et 04.71.60.08.18 (Saint-Flour).

Source : Copyright © 1997 Centre de recherches pour le développement international

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 10 novembre 1998

Document modifié MDC

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